Foire Aux Questions
Cette page contient des questions que vous nous avez posé et les réponses que nous vous avons donné. Les réponses sont le plus souvent génériques et ne tiennent pas forcément compte des différents cas particuliers qui peuvent exister : n'hésitez jamais à vous renseigner auprès de la scolarité, de la direction des études ou du responsable des stages de l'UFR. Cette page s'étoffera avec le temps donc n'hésitez pas à nous poser des questions.
Rubriques :
- La recherche de stage
- Le stage
- Les documents de stage
- La soutenance de stage
- La notation, le passage en septembre, le redoublement
- Le site des stages
Concernant la recherche de stage
- Q : Une EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) a-t-elle le droit d'accueillir un stagiaire ?
R : OUI ; le statut juridique des entreprises d'accueil n'empêche pas a priori l'emploi de stagiaires. - Q : Puis-je faire mon stage dans un établissement hospitalier ?
R : OUI si le sujet convient. De manière générale, tant que le sujet de stage correspond à votre formation, il peut être validé. - Q : Puis-je faire mon stage à l'étranger ?
R : OUI. Rien ne vous empêche de faire votre stage à l'étranger. Il faut juste que vous prépariez votre voyage et votre séjour (passeport, visa, vaccins...). Le site du ministère des affaires étrangères peut vous être utile (www.diplomatie.gouv.fr) notamment la rubrique "Conseils aux voyageurs". Le Service des Relations Internationales de l'université peut également vous aider à trouver un financement complémentaire. Dans tous les cas, il conviendra d'en discuter avec l'équipe des stages. - Q : Puis-je faire mon stage dans une entreprise où j'ai déjà effectué un stage ?
R : OUI et NON. Rien n'empêche de faire son stage dans une entreprise dans laquelle on a déjà travaillé. Toutefois il est conseillé de conserver cette possibilité comme un dernier recours. A cela deux raisons :
1 - Faire son stage dans une autre entreprise permet de voir autre chose : une autre activité, une autre ambiance...
2 - Vous risquez que vos collègues voient en vous la même personnalité que celle qu'ils ont cotoyé précédemment (par exemple : un stagiaire-technicien et non un stagiaire-ingénieur). - Q : Avoir un sujet validé (feuille jaune) m'engage-t-il à faire un stage ?
R : NON ; l'engagement se fait quand la convention est rédigée et signée. - Q : J'ai plusieurs possibilités de stages, comment ça se passe ?
R : Si vous avez plusieurs opportunités, vous pouvez faire valider plusieurs feuilles jaunes puis, quand vous vous êtes décidé, faire établir la convention de stage pour le sujet de votre choix. - Q : J'ai un sujet mais pas le paraphe de l'entreprise : le sujet peut-il être validé ?
R : OUI. Nous demandons le paraphe, en quelque sorte, pour "officialiser" le sujet qui vous est proposé. Toutefois, diverses circonstances font que le paraphe ne peut pas être obtenu. Cela n'enlève rien à l'intérêt du sujet (ou à son manque d'intérêt) et il peut quand même être validé par le responsable des stages (Christophe Montagne). Par contre, la signature d'un responsable de l'entreprise est obligatoire sur la convention qui est le document officiel du stage. - Q : Je suis en M2 Recherche, ai-je besoin des feuilles jaune (sujet) et blanche (coordonnées) ?
R : OUI et NON. La feuille jaune est le plus souvent inutile puisque les laboratoires de recherche associés proposent suffisament de sujets valides et que c'est à vous de faire votre choix. Par contre, la feuille blanche est à remplir obligatoirement et à remettre à l'administration pour pouvoir établir la convention de stage. - Q : A quel moment une offre de stage du site est "obsolète" ?
R : Jamais. Ce n'est pas à vous d'estimer si une offre n'est plus valable ou pas : seule l'entreprise pourra vous le dire. Les offres mises à votre disposition sont destinées à des stages au second semestre : tout le premier semestre sert à sélectionner les stagiaires et il n'est jamais trop tard pour postuler (l'entreprise peut ne pas avoir eu de candidatures intéressantes ou des candidats qui ont finalement décliné leur proposition). D'autre part, même si le sujet est déjà attribué à un autre candidat, votre profil peut intéresser l'entreprise qui pourra envisager de vous proposer un autre sujet. Dans tous les cas, seule une prise de contact avec l'entreprise peut dire ce qu'il en est. - Q : Une offre de stage ne précise pas le contact : que dois-je faire ?
R : Prévenir le responsable des stages pour qu'il corrige cette erreur.
Concernant le stage
- Q : Existe-t-il une convention de stage rédigée en anglais ?
R : OUI et NON ; l'université dispose d'un document où chaque article de la convention est écrit en français et en anglais. - Q : Que se passe-t-il si l'entreprise a ses propres conventions ?
R : Elles seront utilisées mais les démarches administratives restent exactement les mêmes. - Q : Puis-je commencer mon stage plus tôt ?
R : NON ; vous avez vos examens à préparer et passer fin janvier ... juste avant le début du stage (sans parler des cours, TD et TP auxquels vous devez assister tout au long du semestre 1). - Q : Puis-je commencer mon stage plus tard ?
R : OUI, l'essentiel étant que le stage dure 6 mois. Attention toutefois, un stage débutant en mars aura sa soutenance à la session de septembre. - Q : Puis-je commencer mon stage si la convention n'est pas encore signée par toutes les parties ?
R : NON parce qu'alors vous n'êtes pas couvert. Il est donc important de faire sa recherche et son choix de stage assez tôt pour pouvoir établir la convention à temps. Il est possible de décaler les dates de début et de fin de stage au besoin. - Q : L'entreprise ferme tout ou partie de l'été (ex : en août) : en quoi cela affecte-t-il le stage ?
R : Lors du contact avec l'entreprise, cet aspect doit être pris en compte et apparaître dans le choix final des dates de début et de fin du stage. Il peut être toléré que la durée de stage soit raccourci de quelques jours si la fin du stage coïncide avec une période de fermeture. Autrement, le stagiaire, comme tout autre employé, se doit de revenir après la période de fermeture. - Q : Est-ce que j'ai encore affaire à l'IUP une fois le stage fini ?
R : OUI. Outre un questionnaire (également disponible à la scolarité) que vous devez remplir pour faire le bilan de votre formation et des améliorations souhaitables, vous devez nous donner vos coordonnées afin que nous puissions conserver le contact (au minimum pendant encore deux ans). Deux raisons principales à ce besoin : savoir ce que vous devenez et étendre notre "réseau". En effet, à la sortie de l'IUP, vous devenez un "industriel" et, de fait, vous pouvez 1°) nous faire part des besoins du marché du travail (modification de la formation), 2°) monter des collaborations avec les entreprises et laboratoires partenaires de l'UFR (laboratoire IBISC, sociétés Tech Innovation, CERMA, ...), 3°) proposer des stages ou projets industriels aux étudiants de l'IUP en fonction des besoins de votre entreprise, 4°) proposer vos services à l'IUP pour assurer des enseignements (nous sommes demandeurs d'enseignements dispensés directement par des représentants de l'industrie).
Concernant les documents de stage
- Q : Quels sont les documents de stage que je dois fournir à l'UFR ?
R : La fiche d'installation, le rapport intermédiaire, le rapport final et l'enquête sont les documents que vous devez nous retourner. L'entreprise doit nous retourner la fiche d'appréciation. - Q : Puis-je envoyer ces documents par courrier électronique ?
R : OUI ; c'est même un très bon moyen de nous faire parvenir les documents à temps et ça nous permet de confirmer leur réception (ce que nous ne faisons pas forcément pour les versions papier). A noter cependant que le rapport final doit nous être retourné à la fois sous format papier et sous format informatique. - Q : Pourquoi le rapport final doit être retourné sous format papier et informatique ?
R : La version papier sert à la relecture et est présenté au jury le jour de la soutenance. La version informatique sert à l'archivage. - Q : Combien d'exemplaires papier dois-je rendre à l'UFR ?
R : 1. - Q : Mon stage est "confidentiel", en quoi cela affecte mon rapport final ?
R : Une version complète peut (doit) être présentée à la relecture et au jury puis rendue à l'entreprise mais l'UFR doit malgré tout conserver une version, même allégée, de votre rapport de stage. Dans cette version, des données techniques confidentielles peuvent être retirées mais il faut laisser une trace de la méthodologie et des responsabilités que vous avez eu au cours de votre stage. D'autre part, nous prenons des mesures pour que les rapports confidentiels fassent l'objet d'un archivage "à part".
Concernant la soutenance de stage
- Q : Mon tuteur ne peut pas assister à ma soutenance : peut-on la décaler ?
R : OUI et NON. Si le responsable des stages de l'UFR, qui organise le planning des soutenances, peut le faire alors il est possible de décaler une soutenance parmi les dates prévues. Si le tuteur est absent durant toute la période où ont lieu les soutenances alors le décalage n'est pas possible : vous êtes obligé de soutenir à l'une des dates retenues pour les soutenances (avec ou sans tuteur entreprise). - Q : La présence de mon tuteur est-elle obligatoire ?
R : NON mais elle est fortement conseillée. - Q : Mon tuteur ne peut finalement pas assister à la soutenance : que puis-je faire ?
R : Premièrement, vous venez soutenir : avec ou sans tuteur entreprise à vos côtés, vous devez faire la soutenance pour pouvoir être noté et avoir la possibilité d'acquérir le diplôme. Ensuite, il existe 2 possibilités pour compenser l'absence du tuteur : soit votre tuteur se fait remplacer par un autre employé de l'entreprise susceptible de parler en son nom de votre stage (conseillé si le tuteur ne peut vraiment pas se déplacer), soit votre tuteur rédige en plus de la fiche d'appréciation une note expliquant tout ce qu'il souhaite communiquer au jury (très appréciable en l'absence d'un représentant de l'entreprise). - Q : Puis-je faire ma soutenance en visioconférence ?
R : OUI ; l'IUP dispose d'une salle de visioconférence. Certaines modalités techniques et administratives sont à prévoir cependant. - Q : Je fais mon stage hors de la période usuelle (février-juillet) : quand est-ce que je soutiens ?
R : Si le stage débute avant début mars (plus précisemment le 6 mars pour l'année 2006-2007), la soutenance aura lieu fin juin (session de juin). Sinon elle aura lieu en septembre (session de septembre). Dans certains cas particuliers (ex : un étudiant redoublant n'ayant que le stage à repasser et qui le commence en septembre), il sera exceptionnel d'organiser une soutenance hors des dates usuelles : un jury ne se réunit pas pour une ou deux personnes habituellement. - Q : Quelle est la différence entre la soutenance de juin et celle de septembre ?
R : Que ce soit votre première (stage tardif) ou seconde (échec en juin) soutenance, la session de septembre est une session de rattrapage et vous devrez, en plus de la soutenance (et/ou du rapport à refaire), repasser toutes les matières sous la moyenne des UE sous la moyenne à la première session (juin). - Q : Il est prévu que je soutienne en juin mais je préfère la faire en septembre, est-ce possible ?
R : OUI mais fortement déconseillé. Pour faire cela, vous devez nous communiquer une lettre de renoncement ou d'ajournement à la première session (voir section "Documents de stage" pour un exemple de lettre). Notez cependant que cet ajournement vous ôte la possibilité "d'échouer". Dans le pire des cas, un échec à la session de juin est rattrapable en septembre car vous avez "droit" à 2 essais. Si vous demandez un ajournement en juin, votre soutenance de septembre est forcément une session de rattrapage (voir question précédente) pour laquelle vous n'avez pas le droit à l'erreur et ce même si c'est votre première et unique soutenance. - Q : Qui peut assister à ma soutenance ?
R : Assistent à votre soutenance les membres du jury (enseignants et enseignants-chercheurs), votre tuteur ou tout autre représentant de l'entreprise, des industriels (sauf si la soutenance est confidentielle) et des étudiants de Master 1 (sauf si la soutenance est confidentielle). Les membres de la famille et les amis ne sont pas admis. - Q : Mon tuteur entreprise souhaite assister à d'autres soutenances que la mienne, est-ce possible ?
R : OUI ; n'hésitez pas à leur proposer d'assister à d'autres soutenances que la votre : le regard du monde industriel sur vos travaux est un précieux enseignement aussi bien pour vous que pour nous. - Q : Pourquoi les étudiants de Master 1 assistent à ma soutenance ?
R : Pour qu'ils apprennent ... L'année prochaine, ils seront à votre place : ils peuvent ainsi voir les choses à faire ou ne pas faire, les réactions du jury, le genre de questions ou critiques qu'ils auront à affronter et d'autres choses encore.
Concernant la notation, le passage en septembre, le redoublement
- Q : Sur quoi mon stage est-il évalué ?
R : Votre stage fait l'objet de 3 notations : la note de l'entreprise généralement demandée de vive voix au tuteur le jour de la soutenance (ou à défaut extrapolé à partir de la fiche d'appréciation de l'entreprise), la note de rapport donnée par l'enseignant chargé de lire votre rapport, la note de soutenance qu'attribue le jury en accord avec le tuteur à la fin de votre soutenance. A noter que ces 3 notations s'accompagnent de commentaires. - Q : Ma note finale est-elle donc la moyenne de 3 notes ?
R : OUI et NON. Le jury de soutenance de stage est souverain : il peut faire la moyenne des 3 notes ... ou pas (dans ce cas, seule une note globale est attribuée). D'autre part, des bonus (ex : pour obtenir une mention méritée) ou des malus (ex : pour pénaliser des retards dans le rendu des documents de stage) peuvent être appliquées qui modifient la notation finale. - Q : Quelle note de stage dois-je avoir pour obtenir le titre d'Ingénieur-Maître ?
R : Le titre s'obtient si la moyenne du stage et de différents enseignements (de M2 ou M1) est supérieure ou égale à 12. Sachant que le stage compte pour environ un tiers de cette moyenne, il est d'usage de considérer une note de stage de 12 comme le minimum. En dessous de 12 au stage, cela devient difficile d'avoir le titre. - Q : Le jury a estimé que je devais refaire mon rapport de stage ou ma soutenance, quelle est ma note à la session de juin dans ce cas ?
R : 7/20 ; indépendamment des notes de l'entreprise, du rapport ou de la soutenance, s'il a été décidé que vous deviez revenir à la session de septembre, la note de 7/20 vous est automatiquement attribuée afin que le jury de filière puisse vous ajourner. - Q : Le jury a estimé que mon stage n'avait pas le niveau requis : quelle sera ma note ?
R : Si vous passez en juin alors c'est un 7/20 et vous pouvez repasser en septembre pour tenter de convaincre un nouveau jury (voir question précédente). Si vous passez en septembre, le jury vous met une note empêchant de déroger. - Q : Il manque un élément d'évaluation : mon stage peut-il être validé ?
R : NON. Voici les 3 cas où votre stage ne peut pas être validé administrativement :
1 - L'entreprise ne nous retourne pas la fiche d'appréciation, elle n'est pas représentée à la soutenance et elle n'a pas communiquée son appréciation par quelque moyen que ce soit (appel téléphonique ou mail au responsable des stages de l'UFR) ;
2 - Vous ne remettez pas votre rapport de stage ;
3 - Vous ne vous présentez pas le jour de la soutenance. - Q : L'entreprise où j'effectue mon stage est prête à m'embaucher : est-ce que cela joue dans l'obtention du stage ?
R : NON. Le jury évalue votre travail et la manière de présenter ce travail et non votre capacité à vous "vendre". Si l'entreprise est prête à vous embaucher mais que vous passez à côté du rapport et de la présentation orale alors vous risquez de ne pas valider votre stage. - Q : J'ai été embauché ou je suis sur le point de l'être : est-ce que cela joue dans l'obtention du diplôme ?
R : NON. Si certaines de vos UE (dont le stage) ne sont pas validées, le jury de fin d'année vous ajournera. - Q : Le jury de fin d'année déroge-t-il automatiquement ?
R : NON. Pour rappel : si parmi vos UE il s'en trouve deux entre 9/20 et 10/20 ou une entre 8/20 et 10/20 (et que vous avez une moyenne générale supérieure à 10/20), le jury de fin d'année a possibilité de déroger aux règles d'obtention de diplôme. Mais cela reste une possibilité et non une obligation. - Q : Quelles sont les matières à repasser en septembre ?
R : Les matières sous la moyenne des UE sous la moyenne. En cas de doute, vérifiez auprès de la scolarité les matières que vous devez repasser. - Q : Je dois repasser une matière mais j'estime ne pas devoir le faire ...
R : Ne vous posez même pas de questions ! En cas de litige, que vous soyez dans votre droit (une erreur de notation est possible) ou non, il est toujours plus judicieux de se présenter au rattrapage. Si vous avez raison et que vous passez le rattrapage alors vous ne perdez rien si ce n'est du temps. Si par contre vous aviez bien une matière à repasser et que vous ne l'avez pas fait alors vous aurez un 0/20 difficile à compenser par les autres matières de l'UE. - Q : Quelles sont les matières à repasser en cas de redoublement ?
R : Toutes les matières des UE sous la moyenne ; de plus, ce sont les nouvelles notes ainsi obtenues qui sont considérées (et non celles de l'année précédente). - Q : Je redouble mais je n'ai que le stage à repasser : que se passe-t-il ?
R : Cas exceptionnel, vous avez le droit de faire votre stage au 1er semestre ou, du moins, de le commencer avant la date théorique de début de stage (début février).
Concernant le site
- Q : Qu'avez-vous utilisé pour faire le site des stages ?
R : Souhaitant conserver une parfaite maîtrise du code HTML et PHP utilisé, nous avons utilisé l'éditeur gratuit notepad++ qui dispose d'une coloration syntaxique et qui est "non WYSIWYG" (What You See Is What You Get). De plus, comme nous ne maîtrisons pas à 100% le code HTML/PHP, un navigateur internet et un moteur de recherche nous permettent de trouver les connaissances nécessaires. - Q : Qu'est-ce que le "validator" ?
R : C'est un site (le lien) qui permet de valider ou non des fichiers HTML (ou des url) par rapport aux normes/standards. Ca permet de savoir si on a tapé un bon code. De plus, en cas de non validation, le "validator" vous dit ce qui ne va pas et propose des solutions. - Q : Internet Explorer ou Firefox ?
R : Les deux ! Les deux navigateurs affichent le site tel que nous le voulons. Par contre, nous n'avons pas vérifié pour d'autres navigateurs.
